Arkistotiloissa

Arkistotiloissa on tarkoitettu arkistomateriaalin säilyttämiseen, hallintaan ja käyttöön. Termi kattaa sekä fyysiset tilat, kuten varastointihuoneet ja hyllystöt, että digitaaliset tallennus- ja palvelintilat. Arkistossa säilytettäviä aineistoja ovat paperidokumentit, valokuvat, elokuva- ja äänimateriaalit sekä sähköiset tiedostot ja tietokannat. Arkistotilojen päämäärä on turvata aineistojen pitkäaikainen säilyvyys ja mahdollistaa tutkimus sekä yleisön pääsy aineistoihin.

Fyysiset arkistotilat suunnitellaan ilmasto- ja paloturvallisuuden sekä kosteudenhallinnan kannalta. Säilytystilat tarjoavat sopivan ilmanvaihdon sekä lämpötilan ja kosteuden säätelyn, ja ne suojataan valolta, pölyltä ja muilta haitoilta. Hyllyt ja säilytyslaatikot ovat tarkoitettu pitkäaikaiseen säilytykseen ja käsittelyyn sopiviksi. Tilojen turvallisuus koostuu kulunvalvonnasta, varmistusjärjestelmistä ja säännöllisestä tarkastuksesta.

Järjestelyt noudattavat arkistoinnin periaatteita; aineisto ryhmitellään rahastoihin, sarjoihin ja kohteisiin. Luettelointi ja hakujärjestelmät tekevät tiedot helposti saavutettaviksi sekä henkilökunnalle että tutkijoille. Käyttö voi olla yleisölle avoin osittain tai rajoitettua erityisten sääntöjen mukaan.

Konservointi ja käsittelyohjeet ovat osa arkistotilojen toimintaa. Käsittelyohjeet minimoivat vauriot, ja vanhat tai heikosti säilyvät kohteet kunnostetaan tai siirretään digitoituihin kopioihin. Säännöt ja koulutus varmistavat, että arvokasta aineistoa käsitellään asianmukaisesti.

Digitaalinen arkistointi edellyttää palvelin- ja varmuuskopiointitiloja sekä digitaalisuuden säilyvyyden suunnittelua. Metatiedot, kuten Dublin Core, METS ja PREMIS, sekä formaattipersistenssi auttavat tiedon säilymistä. Pitkäaikainen saavutettavuus edellyttää formaattien migraatiota ja tiedostojen eheysvalvontaa. Arkistotilat hallinnoivat sekä julkisen että hallinnon elektronista aineistoa.