arkistotilat

Arkistotilat ovat tiloja, joissa säilytetään ja suojataan pitkäaikaisessa kunnossa arkistolähteitä kuten asiakirjoja, karttoja ja valokuvia. Niiden tehtävänä on turvata aineiston säilyvyys, eheys ja käyttökelpoisuus sekä tukea hallinnollisia ja oikeudellisia velvoitteita.

Tilat voivat olla erillisiä varastointiin osoitettuja rakennuksia tai osa organisaation omia arkisto- tai kirjastotiloja. Arkistotilat suunnitellaan kestävän käytön, turvallisuuden ja käyttöyhteistyön näkökulmasta: ympäristöolosuhteet, valaistus ja ilmanlaatu ovat kontrolloituja, paloturvallisuus ja turvatoimet huomioidaan.

Keskeisiä piirteitä ovat ympäristötekijät: lämpötila noin 18–20 °C, suhteellinen kosteus noin 40–50 %, UV-suojattu valaistus sekä ilmanlaadun valvonta. Materiaalit käytetään happivapaita, pH-neutraaleja ja ligniinittomia säilytyslaatikoita sekä arkistokansioita. Hyllyjärjestelmät voivat olla säädettäviä ja osin liikkuvia kompaktihyllyjä, mikä tehostaa tilankäyttöä ja helpottaa pääsyä aineistoon.

Käyttö ja pääsy ovat rajattuja ja käytännöt määritellään arkistointiohjeissa: käyttöoikeudet, tilojen hallinta sekä kirjallinen aineiston käsittely. Arkistointia tukevat sekä kansalliset että kansainväliset standardit, kuten Kansallisarkiston suositukset ja ISO 15489 arkistoinnista sekä ISO 16363 digitaalisten arkistopalveluiden luotettavuudesta. Suomessa arkistotilat ovat yleisesti Kansallisarkiston sekä kaupungin- ja kuntien arkistojen vastuulla.