Arkistotaso

Arkistotaso on termi, jota käytetään tiedonhallinnassa kuvaamaan, millaista arkkistointia ja pitkäaikaissäilytystä tietueelle tai asiakirjalle on tarpeen. Se määrittelee säilytysvaatimukset, käyttö- ja pääsyoikeudet sekä mahdolliset tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet, joita tiedon elinkaaren aikana on noudatettava. Arkistotasot ovat organisaation omia luokituksia, eikä niitä ole standardoitu yhdellä kansainvälisellä kaavalla; ne määräytyvät toiminnan luonteen, lainsäädännön ja tietosuojavaatimusten mukaan.

Käytännössä arkistotaso ohjaa tiedon käsittelyä elinkaarensa aikana: milloin tieto siirretään tilapäisestä säilytyksestä pysyviin arkistoihin, kuinka kauan sitä säilytetään ja milloin se voidaan hävittää. Digitaalisissa järjestelmissä arkistotaso tallennetaan usein metatietona tai osana säilytyssääntöjä, ja tasot voivat vaikuttaa käyttöoikeuksiin, teknisiin tallennusvaatimuksiin sekä automaattisiin arkistointiprosesseihin.

Eri organisaatioissa arkistotasot voivat olla numeroituja tai nimettyjä, ja niitä käytetään sekä julkishallinnon että yksityisen sektorin asiakirjien hallinnassa. Tasoihin liittyy usein sekä asian oikeudelliset että historiallis-arvopohjaiset näkökohdat sekä mahdolliset arkistointivelvoitteet. Arkistotasojen hallinta tukee tietojen säilyttämisen, saatavuuden ja suojauksen kokonaisuutta sekä auttaa riskien ja kustannusten hallinnassa.