arkistointiprosesseihin

Arkistointiprosessit viittaavat järjestelmällisiin toimiin, joilla kerätään, säilytetään ja hallinnoidaan tietoaineistoja pitkäaikaisesti. Tavoitteena on varmistaa tiedon saatavuus, säilyvyys ja luotettavuus tulevaisuudessa. Prosessit kattavat usein materiaalin valinnan, kuvaamisen, luokittelun, tallentamisen ja luovuttamisen.

Valintaprosessiin kuuluu sen arviointi, mitkä aineistot ovat säilyttämisen arvoisia ja mitkä voidaan hävittää. Tässä vaiheessa määritellään myös aineiston säilytysaika. Kuvaamisella tarkoitetaan aineiston sisällön, rakenteen ja kontekstin dokumentointia, jotta sitä voidaan myöhemmin helposti hakea ja ymmärtää. Luokittelu puolestaan järjestää aineistoja loogisiin kokonaisuuksiin.

Tallentamisessa käytetään erilaisia fyysisiä ja digitaalisia säilytysratkaisuja, jotka on suunniteltu suojaamaan aineistoa vaurioilta ja häviämiseltä. Digitaalisessa arkistoinnissa keskeistä on tiedostomuotojen yhteensopivuus ja siirrettävyys pitkällä aikavälillä. Luovuttaminen voi tarkoittaa aineiston siirtämistä arkistolaitokseen tai sen avaamista yleisön käyttöön tiettyjen ehtojen mukaisesti. Arkistointiprosessit ovat olennaisia esimerkiksi yrityksissä, hallinnossa ja kulttuurilaitoksissa tiedon elinkaaren hallinnan ja tiedon säilymisen varmistamiseksi.