säilytysvaatimukset

Säilytysvaatimukset ovat sääntöjä ja ohjeita siitä, miten aineistoa, tavaroita ja tietoja tulee säilyttää, missä olosuhteissa, kuinka kauan ja miten ne hävitetään tai siirretään eteenpäin. Ne voivat koskea sekä fyysisiä tavaroita että digitaalisia tietoja.

Säilytysvaatimukset voivat koskea erilaisia alueita, kuten asiakirjahallintoa, henkilötietoja, tuotteiden tai raaka-aineiden varastointia sekä vaarallisten aineiden käsittelyä. Niiden tavoitteena on turvata oikeellisuus, saatavuus ja eheys sekä varmistaa lainsäädännön noudattaminen.

Keskeisiä periaatteita ovat: oikea-aikainen ja helppo pääsy arkistoituihin tietoihin samalla kun suojataan yksityisyyttä ja turvallisuutta; asianmukaiset säilytysolosuhteet (lämpötila, kosteus, ilmanlaatu); hyvä luokitus ja järjestys; jäljitettävyys sekä varmuuskopiot digitaalisessa muodossa; sekä todentamismenettelyt ja poistoprosessit.

Prosessi perustuu säilytyssuunnitelmaan ja luokitusjärjestelmään sekä ohjeistukseen siitä, miten kauan eri aineistot tai tavarat säilytetään ja milloin ne hävitetään tai siirretään arkistosta toiseen. Hävittäminen on dokumentoitava ja tapahtuu asianmukaisella tavalla.

Toimintaa säätelevät yleiset lainsäädännöt sekä alakohtaiset säädökset, kuten arkistolaki, tietosuoja-asetus tai tuoteturvallisuutta koskevat vaatimukset. Organisaatioissa laaditaan usein omat säilytyssuunnitelmat, jotka määrittelevät vastuut, käytännöt ja auditoitavat menettelyt.

Yhteenvetona säilytysvaatimukset vaikuttavat arjen toimintojen laatuun ja complianceen. Selkeä katalogointi, säännönmukaiset tarkastukset ja asianmukaiset säilytyslämpötilat sekä turvatoimet auttavat varmistamaan, että tiedot ja tavarat säilyvät tarkoituksenmukaisesti.