Arkistotasot

Arkistotasot on arkistotieteessä käytetty termi, joka kuvaa hierarkkista rakennetta, jolla arkistoidut aineistot järjestetään, kuvataan ja hallitaan. Tasoja käytetään kuvaamaan, miten kokonaisuudet jaetaan suuremmista yksiköistä pienempiin, helpottaen sekä löytämistä että säilyttämistä. Tyypillisesti arkistotasot heijastavat sekä perinteistä fyysistä että nykyaikaista digitaalista arkistointia.

Yleisesti käytettyjä tasoja ovat kokoelma, sarja, tiedosto tai kansio sekä yksittäinen asiakirja. Kokoelma viittaa laajempaan, säävaralliseen kokoelmaan, joka voi olla aihepiirin tai toimijan mukaan jäsennetty. Sarja on kokoelman osakokonaisuus, johon liittyy selkeät alkuperäisen ryhmän kuvaavat piirteet. Tiedosto tai kansio on yhden tai useamman asiakirjan pakkauksellinen yksikkö. Yksittäinen asiakirja on pienin hallinnollinen yksikkö, kuten paperinen tai digitaalinen dokumentti. Näiden tasojen kautta arkistot voivat kuvailla, hakea ja hallinnoida aineistoja sekä toteuttaa säilytys- ja käyttöturvallisuustoimia.

Arkistotasot ovat keskeisiä sekä fyysisessä että digitaalisessa arkistoinnissa. Digitaalissa ympäristössä tasot tukevat metadataa, hakuprosesseja, käyttöoikeusmukaisuutta ja pitkäaikaissäilyttämistä. Tasojen määrittelyyn vaikuttavat sekä organisaation omat käytännöt että kansainväliset ohjeistukset, kuten arkistofysiikassa ja tietohallinnossa noudatettavat standardit.

Arkistotasot auttavat varmistamaan järjestystä, palautettavuutta ja kestäviä arkistokäytäntöjä sekä historiallisten lähteiden saatavuutta. Niiden avulla sekä ammattilaiset että tutkijat voivat navigoida suurista kokoelmista pienempiin yksiköihin tehokkaasti.