Arkistointitilojen

Arkistointitilat ovat tiloja, joissa organisaatiot säilyttävät arkistomateriaalia ja asiakirjoja siten, että ne säilyvät pitkään ja ovat tarvittaessa helposti löydettävissä. Ne voivat olla erillinen arkistokeskus, julkisen hallinnon viraston arkistotilan osa tai yksityisen yrityksen toimitila, jossa aktiivisen työskentelyn ulkopuolinen materiaali pidetään järjestyksessä. Arkistointitilojen tavoitteena on turvata aineiston säilyvyys, eheys sekä luottamuksellisuus ja varmistaa, että säilytystä koskevat lainmukaiset ja organisaation käytännön vaatimukset toteutuvat.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat ilmasto- ja ilmanlaadun hallinta, paloturvallisuus sekä suojautuminen tuholaisilta. Tilat varustetaan asianmukaisilla hyllyillä ja arkistokaapeilla sekä pääsynvalvonnalla. Lämpötilan tulisi olla vakaana, noin 18–20 °C, ja suhteellisen kosteuden noin 40–50 prosentissa, pienin vaihteluin. Valolta ja pölyltä suojataan sekä käytetään oikeita materiaalihyllyjä ja -kansioita. Pääsyoikeudet sekä kirjaushallinta varmistavat, että arkistoon pääsevät vain valtuutetut henkilöt. Tiloissa suoritetaan säännöllisiä inventaarioita ja ylläpidetään palovaaraa koskevia järjestelmiä.

Säilytettävä aineisto järjestetään metatietojen, luetteloinnin ja luokituksen avulla, ja käytäntöihin sisältyy säilytyssuunnitelman laatiminen sekä tarvittava digitalisointi. Digitaalisiin arkistoihin siirto sekä varmuuskopiot parantavat pitkäaikaista säilytettävyyttä. Arkistointitilat suunnitellaan ja ylläpidetään niin, että ne kestävät häiriötilanteita, ja niihin liittyy jatkuvuuden hallinta.

Suomalaisessa kontekstissa arkistointitiloja ylläpitävät sekä julkiset että yksityiset toimijat. Kansallinen ohjeistus ja käytännöt ohjaavat arkistoinnin toteutusta, ja tavoitteena on turvata kulttuuriperintö, oikeudellinen todistusarvo sekä tiedon saavutettavuus ja pitkäaikainen säilyvyys.