Arkistointitilat

Arkistointitilat ovat tiloja tai rakennuksia, joissa säilytetään pysyviä arkistoaineistoja sekä julkishallinnon että yksityisen sektorin tarpeisiin. Ne voivat olla erillisiä arkistotaloja, virastojen varastoitavia tiloja, kirjastoissa tai museoissa sijaitsevia arkistokokonaisuuksia sekä yritysten omia säilytystiloja. Tilan tarkoituksena on turvata aineistojen pitkäaikainen säilyminen sekä mahdollistaa haku- ja käyttöoikeudet.

Tilojen suunnittelussa painotetaan pitkäaikaista säilymistä sekä suojelua häiriöiltä. Keskeisiä vaatimuksia ovat vakaat lämpötila- ja kosteustasot, riittävä ilmanvaihto sekä paloturvallisuus ja tuholaistorjunta. Tilat on rakennettu kestämään kosteutta, pölyä ja muita haitallisia tekijöitä sekä tarjoamaan riittävä tilavuus ja huoltoystävällisiä ratkaisuja.

Välineistö sisältää vahvat, arkistointistandardien mukaista kehykset kantavat hyllyt, arkistointilaatikot ja suojapakkaukset. Suunnittelussa kiinnitetään huomiota paloturvallisuuteen, sähkö- ja vesijärjestelmien asianmukaiseen asennukseen sekä kulunvalvontaan. Käyttäjien käyttöoikeudet hallitaan usein avainkorttien tai muun tunnistuksen avulla; tilat voivat olla valvottuja kameroilla ja varustettu hätäpoistumisteillä.

Digitaalisten arkistojen osalta tilat voivat sisältää palvelinalustoja ja tallennusratkaisuja sekä varmistettuja suojausmenetelmiä. Bittisäilyvyys edellyttää varmuuskopioita, säännöllistä migraatiota ja media- sekä ohjelmistopolitiikkaa. Digitaalinen arkistointi tukee pitkäjänteistä pääsyä aineistoihin ja niiden yhteentoimivuutta.

Lainsäädäntö ja standardit: Arkistointitiloja ohjataan sekä kansallisilla että kansainvälisillä standardeilla. Esimerkkeinä viitekehyksiä ovat ISO 15489 – Records management. Suomessa arkistointia säätelevät julkisyhteisöjen hallinto-, tietosuoja- ja arkistointikäytäntöihin liittyvät lait ja ohjeistukset. Käyttöoikeuksien hallinta sekä säännöllinen auditointi ovat keskeisiä.