Arkistointijoukkoja

Arkistointijoukkoja ovat muistiorganisaation käsiteltäviä aineistoja tai digitaalisia tiedostoja, jotka on organisoitu yhteneväisten arkistointiperiaatteiden alle ja säilytetään pitkäaikaisesti sekä asetetaan saavutettavaksi. Niitä muodostuu yleensä tietyn arkkistointikohteen ympärille, kuten hallinnon viraston asiakirjakokoelma, projektin dokumentaatio tai ajanjaksoon liittyvä aineisto. Arkistointijoukot helpottavat pitkäaikaissäilyttämistä, tiedon löytämistä sekä todistustarpeiden ja provenance-tiedon hallintaa.

Joukot muodostuvat ja niitä hallitaan usein osana suurempaa arkistointistruktuuria. Niitä kuvaavat niihin liitettävät tiedot, kuten alkuperä (provenienssi), sisältö, kattavuus ja mahdolliset rajoitukset. Organisointi mahdollistaa tehokkaan hakujen, säilytys- ja käyttöoikeusprosessien toteuttamisen sekä pitkäaikaisen säilytyksen suunnittelun.

Metatiedot ja standardit ovat keskeisiä arkistointijoukkojen hallinnassa. Joukkoihin liitetään kokoelma- tai aihekohtaiset metatiedot sekä säilytykseen liittyvät tiedot. Digitaalissa arkistoinnissa käytetään usein metatietojärjestelmiä ja standardeja kuten Dublin Core, PREMIS ja METS, jotka tukevat sekä kuvausta että tiedostojen säilyttämistä.

Prosessi arkistointijoukkojen luomisessa alkaa usein arkistointiarvioinnista ja sisäänottoamisesta (accessioning). Joukot voivat liittyä toisiinsa esimerkiksi ajallisesti tai aiheittain ja ne voidaan yhdistää pienempiin yksiköihin kuten sarjoihin ja kokoelmiin. Tietosuoja- ja käyttöoikeuskäytännöt ohjaavat arkistointijoukkojen käsittelyä, erityisesti henkilötietoja sisältävien aineistojen osalta.