Arbetsflödet

Arbetsflödet är den ordning av steg, uppgifter och beslut som krävs för att omvandla en insats till ett färdigt resultat i en organisation. Det specificerar vem som gör vad, i vilken ordning, och vilka verktyg eller system som används.

Syftet med ett arbetsflöde är att öka effektivitet, konsekvens, spårbarhet och regelefterlevnad samt att minska flaskhalsar och fel. Genom att definiera hur arbete flyter från början till slut möjliggörs bättre styrning, kvalitetsuppföljning och möjlighet att identifiera förbättringsområden.

Vanliga komponenter i ett arbetsflöde är uppgifter, aktörer, data, system, regler, start- och stopptillstånd, överlämningar mellan steg samt tidsramar och eventuella serviceavtal. Ett arbetsflöde beskriver inputs och outputs samt vilka villkor som styr när nästa steg ska utföras.

Livscykeln för ett arbetsflöde brukar beskrivas som design, modellering, exekvering, övervakning och optimering. Modellering sker ofta med standarder som BPMN inom affärsprocesshantering (BPM). Arbetsflöden kan köras i särskilda verktyg eller plattformar för arbetsflödes- eller affärsprocesshantering, inklusive integrationslösningar och automationsplattformar.

Driftsformerna kan vara helt manuella, helt automatiserade eller hybrida. Vissa flöden följer definierade processer medan andra är ad hoc och anpassas vid behov. Vanliga tillämpningar finns inom fakturahantering, rekrytering, orderhantering och dokumentgodkännande. Viktiga utmaningar är integration mellan system, datakvalitet, säkerhet och behörighet samt att upprätthålla spårbarhet och efterlevnad.