Afstemmingsoverzicht

Afstemmingsoverzicht is een document of een digitaal overzicht dat wordt gebruikt binnen organisaties om de voortgang, status en uitkomsten van afstemmingsactiviteiten of bijeenkomsten weer te geven. Het houdt doorgaans de volgende elementen vast: doel van de afstemming, betrokken partijen, datum en tijd, agenda, genomen beslissingen, toedelingspunten en eventuele vervolgacties. Het doel van het overzicht is om transparantie te bieden over de gemaakte afspraken en om te zorgen dat alle relevante stakeholders dezelfde informatie aan het woord hebben.

Het wordt vaak opgesteld als aanvulling op een agenda of als naslagwerk na een bijeenkomst. Een van de belangrijkste voordelen is dat het de coördinatie tussen verschillende afdelingen of teams vergemakkelijkt en de kans op miscommunicatie verlaagt. In de praktijk wordt het vaak gedeeld via een intranet of een projectmanagementtool, zodat iedereen een up-to-date versie kan raadplegen.

Afstemmingsoverzichten worden in diverse bedrijfsomgevingen gebruikt, zoals projectmanagement, kwaliteitsbeheer, productontwikkeling en strategische planning. Ze kunnen zowel in een standaard tekstvorm als in een tabel of CSV-formaat worden vastgelegd, afhankelijk van de voorkeuren van de organisatie. Ze dragen bij aan betere besluitvorming, verantwoordingsplicht en kunnen dienen als basis voor de evaluatie van de effectiviteit van het afstemmingsproces.