Åtgärdsbacklog

Åtgärdsbacklog är en lista över åtgärder som behöver genomföras för att rätta till identifierade avvikelser, brister eller förbättringsområden inom en verksamhet. Den uppstår vanligtvis som följd av interna eller externa revisioner, inspektioner, riskbedömningar eller kundklagomål. Inom ledningssystem som kvalitetsarbete enligt ISO 9001, informationssäkerhet enligt ISO 27001 eller miljöledning enligt ISO 14001 används åtgärdsbackloggen för att systematiskt följa upp och genomföra förbättringar.

En åtgärd i backloggen innehåller vanligtvis en beskrivning av problemet, roten till avvikelsen, föreslagen åtgärd, ansvarig person, förfallodatum och aktuell status. Åtgärderna klassificeras ofta som korrigerande åtgärder för att eliminera orsaken till en befintlig avvikelse eller som förebyggande åtgärder för att hindra återkomst. Backloggen hanteras vanligtvis i ett ärende- eller projektstyrningsverktyg och granskas vid regelbundna ledningsmöten eller verksamhetsgenomgångar. Vid stängning ska effekten av åtgärden verifieras.

Mått och övervakning av åtgärdsbackloggen kan omfatta antal öppna åtgärder, åldersfördelning, andel förfallna åtgärder samt genomsnittlig tid till stängning. Regelbunden rapportering till ledningen stärker transparens och bidrar till kontinuerlig förbättring genom att visa vilka åtgärder som genomförts och om de gett önskad effekt.

Vanliga utmaningar inkluderar att backloggen växer, otydlig prioritering, resursbrist och bristande spårbarhet mellan felorsak och genomförd åtgärd. Framgångsfaktorer är tydligt ägandeskap, realistiska tidsramar, koppling till rotorsaksanalyser och god integration med övriga styrsystem.

Exempel: ett interna revisionsfynd om otillräcklig kalibrering av mätutrustning. Åtgärder: kalibrera utrustningen, uppdatera kalibreringsschema, utbilda personal. Ansvarig: kvalitetsansvarig. Förfallodatum: 30 dagar. Status: pågående.