Ärendenummer

Ärendenummer är en unik beteckning som används av myndigheter, kommuner och i vissa företag för att identifiera och följa ett ärende eller en begäran. Numret kopplas till all dokumentation och kommunikation som rör ärendet och fungerar som nyckel när man söker information i journalsystem, arkiv och digitala självbetjäningslösningar.

Formatet varierar mellan organisationer. Vanligt är att ärendenummret bygger på en tidsenlig löpnummer, ofta med årtal följt av sekventiellt nummer, och ibland med prefix som anger avdelning eller ärendetyp.

Användningen är att när ett ärende skapas av en medborgare eller internt i organisationen tilldelas ett unikt ärendenummer, och allt vidare arbete följer sedan under det numret. Medborgare får ofta ärendenummret i bekräftelse eller i meddelanden och kan använda det för att följa upp sitt ärende.

Rättslig och rättssäkerhetsmässig kontext: i Sverige tillämpas offentlighetsprincipen; delar av informationen i ett offentligt ärende kan vara offentliga, medan skyddade uppgifter hanteras enligt sekretess- och dataskyddslagstiftning.

Förekomst och användning: ärendenummer används inom kommunal handläggning och statliga myndigheter, samt i privata företag för kundärenden, support och fakturering. Praktiskt syfte: underlättar spårbarhet, arkivering och effektiv kommunikation mellan myndighet, företag och medborgare.