varautumisbudjetit

Varautumisbudjetti on taloussuunnittelun väline, jolla erikseen varataan rahasummaa odottamattomien kulujen, riskien realisoitumisen tai kustannusylitysten varalle. Se toimii erillisenä varauksena budjetissa, jota voidaan käyttää projektien tai toiminnan aikana ilman erillistä uutta päätöstä.

Sen pääasiallinen tarkoitus on hallita epävarmuuksia ja turvata toimintojen tai hankkeiden eteneminen sekä vähentää tarvetta nopeille lisärahoitusratkaisuille. Varautumisbudjetti soveltuu sekä julkisessa että yksityisessä toimelussa: kunnissa, valtionhallinnossa, suurissa hankkeissa sekä yrityksissä, joissa projektit voivat kohdata kustannus- tai aikatauluriskejä.

Varautumisbudjetti voidaan jakaa erilaisiin varauksiin. Yleisimpiä ovat projektivaraus, joka kattaa hankkeen ennakoimattomat kulut, sekä hallinnollinen varaus tai hallintovara, joka antaa johdolle liikkumavaraa yleisiin riskeihin. Varauksen suuruus määräytyy riskinarvioinnin perusteella: todennäköisyydet ja vaikutukset kartoitetaan, ja varaukselle annetaan määrä suhteessa koko kustannusarvioon tai riskilistausten mukaan. Tämän lisäksi varaus voidaan esittää kertyneistä säästöistä tai edellisen vuoden ylijäämästä.

Prosessi sisältää riskien tunnistamisen, varauksen määrän määrittämisen, hyväksyntäketjut sekä säännöllisen seurannan ja raportoinnin. Käyttö on läpinäkyvää ja tilien sekä päätöksentekijöiden on dokumentoitava varauksen käyttökriteerit ja toteutuneet vaikutukset.

Varautumisbudjetti on keskeinen keino riskien hallinnassa ja talouden vakauden tukemisessa, mutta sitä on harjoitettava läpinävyydellä ja vastuullisella hallinnalla, jotta varauksia ei käytetä peittämään suunnittelun puutteita.