valtionarkistossa

Valtionarkisto on Suomen hallinnon julkisten asiakirjojen arkistointijärjestelmä. Perinteisesti termi viittaa keskushallinnon viranomaisten luomien ja ylläpitämien asiakirjojen säilyttämiseen. Nykyisin keskushallinnon arkistopalvelut hoitaa Kansallisarkisto, joka vastaa sekä säilyttämisestä että aineistojen saatavuuden turvaamisesta. Termiä käytetään usein viittaamaan sekä arkistoimintaan että arkistokokoelmiin, joita säilytetään valtion viranomaisten toiminnan.

Arkistot vastaanottavat, arvioivat, luokittelevat, kuvaavat ja säilyttävät asiakirjoja koko niiden elinkaaren ajan. Ne kattavat muun muassa ministeriöiden ja muiden viranomaisten hallinnolliset kirjeet, päätökset, raportit sekä monistus- ja audiovisuaalisen aineiston. Digitaalinen arkistointi on keskeinen osa toimintaa, ja vanhat paperiasiakirjat siirretään sekä säilytetään digitaalimuodossa.

Arkistojen tehtävä on mahdollistaa tutkimus, jäljitettävyys sekä kulttuuriperinnön turvaaminen. Julkisuusperiaate sallii suurimman osan aineistosta yleisön käyttöön, mutta arkaluonteinen tieto sekä yksityiselämään liittyvät tiedot voivat olla rajoitettuja lain nojalla.

Pääsääntöisesti asiakirjat ovat käytettävissä lukusaleissa tai digitaalisessa muodossa. Henkilöt voivat tilata kopioita ja saada neuvontaa arkistosta. Pääsyä ohjaavat sekä arkistolainsäädäntö että Julkisuuslaki, ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain pykälät määrittelevät asiakirjojen julkisuuden ja suojatun tiedon rajoitukset.

Valtionarkistojen historiaa ja tehtävä on jatkuvasti laajentunut ja digitaalistunut, ja ne toimivat yhteistyössä muiden arkistojen, museoiden ja tutkimuslaitosten kanssa.