työaikadataa

Työaikadataa tarkoittaa työntekijöiden työaikojen kirjaamista ja seuraamista koskevaa tietoa, jota syntyy, kun alkamis- ja päättymisaikoja, lepoaikoja sekä mahdollisia ylityötunteja tallennetaan järjestelmiin. Työaikadataa keräävät yleisimmin työajanseurantajärjestelmät, palkanlaskenta- ja henkilöstöhallinnon ratkaisut.

Tyypillisiä elementtejä ovat henkilötiedot (työntekijä), työaikojen alkamis- ja päättymisajat, lepoajat, ylityöt, yötyö, vuorot sekä poissaolot ja lomat. Lisäksi voidaan tallentaa poikkeamat, kuten myöhästyminen tai siirtoaika.

Lähteitä ovat sähköiset ajanottolaitteet, sähköiset tuntikirjaukset, HR- tai ERP-järjestelmät sekä tarvittaessa manuaaliset merkinnät. Datan käyttöön kuuluu palkanlaskenta, työaikalaissa säädettyjen rajojen noudattamisen varmistaminen sekä raportointi.

Käyttötarkoituksiin kuuluu myös suunnittelu ja resurssien hallinta sekä kustannusanalyysit. Työaikadataa voidaan käyttää esimerkiksi kokonais- ja osatyöajoittelun optimointiin sekä työterveyden ja työturvallisuuden tukemiseen.

Tietosuojan ja lainsäädännön näkökulmasta työaikadataa käsitellään henkilötietona. Suomen ja EU-lainsäädäntö (esim. GDPR) edellyttää tarkoituksenmukaisuutta, minimointia, rajoitettua säilytystä sekä asianmukaisia pääsyoikeuksia, dokumentointia ja ilmoitusvelvollisuuksia.

Tietojen hallinta edellyttää asianmukaisia menettelyjä: säilytysajat, arkistointi, tietoturva ja pääsynhallinta sekä auditointijälkien ylläpito. Virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaaminen sekä työntekijöiden oikeus tarkastella ja pyytää muutoksia ovat olennainen osa prosessia.