trepartsavstämning

Trepartsavstämning är en process inom redovisning och upphandling där tre källor jämförs innan betalning görs: inköpsorder (PO), mottagna varor eller leveransbekräftelse, och leverantörsfaktura. Syftet är att säkerställa att kvantiteter, priser och villkor överensstämmer mellan beställning, leverans och faktura, så att felaktiga betalningar undviks. Processen används ofta i moderna affärssystem och ERP-miljöer som SAP eller Oracle, där en trepartsjämförelse (three-way match) automatiseras men även kan kräva manuell granskning vid avvikelser.

En avgränsning innebär att om uppgifterna i PO, varumottagningen och fakturan överensstämmer behandlas fakturan för betalning automatiskt enligt godkända regler. Vid avvikelser uppstår scenarier som kvantitetsavvikelse (färre eller fler levererade enheter än vad som står i PO), prisavvikelse (skillnader i enhetspris eller moms), eller extra kostnader som frakt och hanteringsavgifter som inte överensstämmer. I vissa fall saknas varumottagning i systemet, vilket blockerar betalningen tills leveransen bekräftats. Toleransnivåer sätts ofta i förväg så att små avvikelser godkänns automatiskt medan större skillnader kräver manuell granskning och godkännande.

Fördelarna med trepartsavstämning inkluderar ökad kontroll och minskad risk för bedrägerier, förbättrad ekonomisk redovisning och bättre likviditet genom korrekt fakturahantering. Begreppet relateras till tvåpartsavstämning, där endast PO och faktura jämförs, medan trepartsavstämning lägger till varumottagningen som tredje källa.