tiedonhallintaympäristössä

Tiedonhallinta on organisaation tieto- ja dokumentaatiovarannon hallinnan kokonaisuus, jonka tavoitteena on varmistaa tiedon oikea-aikainen saatavuus, luotettavuus, eheys, säilyvyys ja turvallisuus koko tiedon elinkaaren ajan. Siihen sisältyy sekä tekniset ratkaisut että organisatoriset käytännöt, jotka ohjaavat tiedon luomista, luokittelua, säilytystä, käyttöä sekä arkistointia ja hävittämistä.

Keskeisiä käsitteitä ja elementtejä ovat tiedon luokittelu ja metatiedot, tiedon arkkitehtuuri sekä elinkaaren hallinta. Tiedonhallintaa toteutetaan muun muassa tieto- ja henkilötietojen hallintapolitiikoilla, vastuunjaolla (tiedon omistajat ja hallinnointitiimit), sekä käyttöoikeuksien ja pääsynhallinnan käytännöillä. Laadunhallinta ja metatietojen hallinta tukevat tiedon löydettävyyttä sekä oikeellisuutta.

Lainsäädäntö ja vaatimukset vaikuttavat tiedonhallinnan kehittämiseen. Esimerkkejä ovat tietosuoja-asetus sekä arkistolainsäädäntö, joiden noudattaminen vaikuttaa esimerkiksi säilytysajoihin, käyttöoikeuksiin ja tiedon hävittämiseen. Henkilötietojen käsittelyssä korostuvat tietoturva ja yksityisyyden suoja.

Teknologisesti tiedonhallinta hyödyntää sisältö- ja dokumentinhallintajärjestelmiä, metatietomallinnusta, datalähteiden yhteentoimivuutta sekä arkistointiratkaisuja. Hyvin toteutettu tiedonhallinta tukee päätöksentekoa, riskienhallintaa, kustannustehokkuutta ja organisaation yleistä kyvykkyyttä hallita tietoa luotettavasti.

---