tiedonhallintamallit

Tiedonhallintamallit ovat organisaation käytäntöjä, rakenteita ja prosesseja, joiden tarkoituksena on hallita tiedon tuotantoa, tallennusta, käyttöä, säilytystä ja poistamista sekä varmistaa tiedon luotettavuus, saatavuus ja noudattaminen sekä liiketoiminnan että säädösten vaatimusten suhteen. Tällaiset mallit auttavat määrittämään vastuut, luokitusten käytänteet, laatukriteerit sekä tekniset ja organisatoriset keinot, joilla tiedon arvo voidaan säilyttää.

Yleisimmät tiedonhallintamallien lähestymistavat ovat keskitetty malli, jossa hallinto ja päätöksenteko keskitetään yhteen organisaation yksikköön; hajautettu malli, jossa vastuut ja päätökset jakautuvat toimialoittain tai yksiköittäin; sekä federatiivinen malli, joka yhdistää keskitetyn ohjauksen paikallisen käytännön toteutukseen.

Keskeisiä rakennuspalikoita ovat roolit kuten data owner eli tiedon omistaja sekä data steward, jotka vastaavat tiedon laadusta ja hallinnasta; metatiedon hallinta ja luokittelu; tiedon elinkaaren hallinta eli luominen, tallennus, käyttö, arkistointi ja poisto; sekä tietoturva ja yksityisyyden suoja sekä vaatimustenmukaisuus.

Standardeista mainitaan ISO 15489 sekä sopivat tietoturva- ja yksityisyyssäännöt kuten ISO/IEC 27001 ja GDPR. Näiden kautta ohjataan hallinnolliset, tekniset ja organisatoriset vaatimukset sekä varmistetaan lainmukainen ja turvallinen tiedon käsittely.

Hyötyinä pidetään parempaa tiedon saatavuutta ja laatua, riskien hallintaa, helpotettua noudattamista sekä tehokkaampaa päätöksentekoa. Haasteina ovat toteutuksen kustannukset, organisaatiokulttuurin muutos, käytettävyys sekä riittävän osaamisen varmistaminen.