taustaselvityksiä

Taustaselvitys (taustaselvityksiä) tarkoittaa henkilön menneisyyden tietojen systemaattista keräämistä ja vahvistamista, jolla arvioidaan henkilön soveltuvuutta tiettyyn tehtävään, luottamukselliseen asemaan tai muuhun vastuulliseen rooliin. Sen suorittavat tyypillisesti työnantajat, julkisen sektorin toimijat sekä muut organisaatiot, jotka tarvitsevat varmistettua taustaa. Prosessi perustuu sekä itse henkilön antamiin tietoihin että ulkopuolisiin lähteisiin.

Aikajanallinen taustaselvitys voi sisältää identiteetin varmistamisen, työkokemuksen ja koulutuksen todentamisen, ammatillisten lupien tarkistamisen sekä referenssien kartoituksen. Lisäksi voidaan harkita rikosrekisteriotteen saatavuutta, taloudellisen tilanteen tarkistamista sekä muun tehtävän kannalta olennaisten tietojen selvittämistä. Lähteitä voivat olla työnantajan arkistot, oppilaitokset, viranomaistiedot sekä muut luotettavat rekisterit, aina asianmukaisin suostumuksin.

Taustaselvitys kuuluu henkilötietojen käsittelyä koskevien säädösten piiriin, joihin kuuluu EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä Suomen henkilötietolainsäädäntö. Käsittelyn on perustuttava lailliseen syyhyn, kuten henkilön suostumukseen tai oikeutettuun etuun, ja sen on oltava tarkoituksenmukaista sekä miniminointia. Kerättyä tietoa saa säilyttää vain niin kauan kuin on välttämätöntä ja data on suojattava asianmukaisesti.

Joissakin tapauksissa, kuten rikosrekisteri- tai luottotiedon käsittely, vaatimukset ovat erityisen tiukat ja ne edellyttävät yleensä suostumusta tai muuta tarkoin säädeltyä perusteita. Taustaselvityksen on oltava oikeudenmukaista, tasapuolista ja ilman kohtuuttomia syrjintäperusteita. Yksilöllä on oikeus päästä omiin tietoihinsa, vaatia tietojen oikaisemista sekä saada tietoa siitä, kuinka häntä koskevia tietoja käytetään.