taustaselvityksenä

Taustaselvitys (taustaselvityksenä) on tietojenkäsittelyprosess, jossa henkilön tausta tarkastetaan soveltuvuuden ja luotettavuuden arvioimiseksi. Sitä käytetään erityisesti rekrytoinnissa, vuokrauksessa sekä turvallisuus- tai luottamustehtävien hakemusten yhteydessä.

Selvityksessä kartoitetaan usein henkilöllisyyden varmistaminen, työhistoria ja koulutus, nykyinen ja mahdollinen osoite sekä taloudellinen tilanne. Tavanomaisia lisätietoja voivat olla rikosrekisteritiedot, luottotiedot sekä muut julkiset tai tilapäisesti saatavilla olevat tiedot, jotka liittyvät hakijan soveltuvuuteen tehtävään.

Tietoja hankitaan lähteistä kuten entisiltä työnantajilta, opintolaitoksilta, luottotietoyhtiöiltä sekä viranomaisten rekistereistä. Henkilötietojen käsittely saa tapahtua lain ja hyvän tavan mukaisesti sekä usein hakijan suostumuksella, sekä tarveharkintaisesti ja tietojen minimoinnin periaatteen mukaan. GDPR:n ja Suomen henkilötietolain ohjaama lainsäädäntö asettavat reunaehdot.

Käytännön periaatteet ovat laillisuus, tarve ja oikeellisuus, tietojen minimointi, säilyttämisen rajoittaminen sekä läpinäkyvyys ja rekisteröidyn oikeudet (pääsy tietoihin, oikaiseminen, poistaminen).

Riskiä ja rajoituksia ovat virheelliset tai vanhentuneet tiedot, yksityisyyden loukkaaminen sekä mahdollinen syrjintä. Taustaselvitysten tuloksia tulisi punnita kokonaisuutena eikä nojata yksittäiseen kohtaan.

Parhaat käytännöt ovat suostumuksen hakeminen ja käsittelyn tarkoituksen kertominen, kerättävän tiedon rajoittaminen tehtävän kannalta välttämättömään, tietojen turvaaminen ja säilyttämäaika sekä hakijan oikeuksien kunnioittaminen.