säilytysprosessien

Säilytysprosessit ovat sarja toimintoja, joiden tarkoituksena on varmistaa tavaroiden, arkistomateriaalin tai tietojen asianmukainen säilytys sekä niiden nopea ja luotettava saatavuus. Ne kattavat suunnittelun, vastaanoton, varastoinnin, käsittelyn, varastonhallinnan, noudon ja pakkaamisen sekä säilytysajan hallinnan ja hävittämisen elinkaarensa lopussa.

Logistiikassa säilytysprosessit sisältävät vastaanoton, varastointiin ohjauksen (put-away), varaston olosuhteiden hallinnan, inventaarion sekä kiertonopeuden seurannan sekä tilausten käsittelyn, keräilyn, pakkaamisen ja lähetyksen sekä mahdolliset palautukset.

Tietohallinnassa säilytysprosessit puolestaan kattavat tiedon tallennuksen, varmuuskopioinnin ja arkistoinnin sekä tietojen säilytyksen ja poistamisen elinkaaren hallinnan sekä tiedon merkintöjen ja metadatoinnin.

Keskeisiä tekijöitä ovat fyysinen turvallisuus ja ympäristöohjaus (esimerkiksi lämpötila ja kosteus), oikea lajittelu ja selkeä merkintä sekä metatietojen hallinta, varmuuskopiot ja käytön seuranta. Hyvät säilytysprosessit tukevat tiedon eheyttä, saatavuutta ja säädöstenmukaisuutta sekä kustannustehokkuutta.

Esimerkkejä standardeista ja viitekehyksistä ovat esimerkiksi ISO 15489 Records Management sekä ISO 30301, sekä alakohtaiset laatustandardit ja käytännöt kuten hyvän säilytys- ja käsittelytavan periaatteet.

Yhteenveto: säilytysprosessien tavoitteena on varmistaa oikea-aikainen, eheä ja turvallinen varastointi sekä mahdollistaa tehokas saatavuus ja oikeudellisesti vaaditut säilytysajat.