sopimusvaihe

Sopimusvaihe on projektin, hankkeen tai toimitussuhteen elinkaaren vaihe, jossa tilaajan ja toimittajan väliset sopimukset laaditaan, neuvotellaan ja allekirjoitetaan. Se seuraa suunnittelu- tai tarjousvaihetta ja valmistaa toteutuksen aloittamista sekä vastaa sopimuksen ehdoista, kustannuksista ja aikataulusta.

Yleisiä sisältöjä ovat laajuuden ja toimitusten määrittely, aikataulu, hinta ja maksuehdot, vastuukysymykset, laatuvaatimukset sekä muutostilanteiden menettelyt. Sopimusmalleina käytetään tyypillisesti urakka-, palvelu- ja toimitussopimuksia; liitteinä voivat olla tekniset määritelmät, laatusuositukset ja riskienhallintasuunnitelmat. Sopimusosapuolilla on oikeudellinen velvollisuus varmistaa, että sopimus tukee toteutusta ja vastaa lainalaisia vaatimuksia.

Prosessi sisältää usein tarvekartoituksen, tarjouspyynnön ja tarjousten vastaukset, tarjousten arvioinnin, neuvottelut sekä päätöksen sopimuksesta. Tämän jälkeen laaditaan virallinen sopimus, siihen suoritetaan juridinen tarkastus, ja allekirjoituksella sitoudutaan. Sopimuksen hallinnointi ja liitteiden päivittäminen sekä arkistointi ovat myös osa vaihetta.

Päävastuussa ovat tilaaja, toimittaja ja mahdollisesti hankintatiimi sekä oikeudellinen neuvonanto. Riskejä voivat olla epäselvät määritelmät, epärealistiset aikataulut, muutostilanteiden hallinta sekä kustannusten ylittyminen. Sopimusvaihe on keskeinen koordinaatio- ja varmistusvaihe, jolla luodaan toteutukselle selkeät pelisäännöt ja riskien jakaminen.