sisämerkintä

Sisämerkintä on huomautus tai lisätieto, joka lisätään dokumenttiin, järjestelmään tai työprosessiin sisäistä käyttöä varten. Sen tarkoituksena on tukea organisaation sisäistä ymmärrystä, ohjeistusta sekä työnkulun seuraamista. Merkinnän sisältö on tavallisesti tarkoitettu ulkopuolisille näkyvästä poiketen rajoitetuksi organisaation sisäiseen käyttöön. Sisämerkintä voi olla vapaamuotoista tekstiä, tilan tai statuksen osoittava merkintä sekä aikaleima ja kirjoittaja.

Käyttökonteksteja ovat muun muassa hallinnolliset asiakirjat kuten laskut ja tilaukset, tietojärjestelmät (esimerkiksi ERP- tai CRM-moduulit), laadunhallinta sekä tuotantoprosessit, sekä projektinhallinta. Merkintä voi välittää ohjeita, vastuuhenkilöitä, tilapäisiä toimintaohjeita tai muutoksen syitä ja vaikutuksia. Se voi muodostaa osan auditointia tai muutosten historiaa.

Ominaisuudet ovat pienin mahdollinen riski: sisämerkintä ei ole tarkoitettu asiakkaalle näkyväksi, ja siihen liittyy usein aikaleima sekä tiedon kirjoittaja. Merkinnät voivat vaikuttaa työnohjaukseen, viestintään ja päätöksentekoon organisaation sisällä, mutta niitä käytetään vain oikeutetun sisäisen tarkoituksen vuoksi.

Tietosuoja ja säilytys on tärkeää: sisämerkintöjen käsittely tulisi noudattaa organisaation tietoturvapolitiikkaa, ja ne tulisi arkistoida tai poistaa tarpeen mukaan. Vältä sisämerkinnöissä arkaluontoisen tiedon tarpeetonta jakamista ja pidä merkinnät selkeinä sekä johdonmukaisina.