samlingsbeskrivning

Samlingsbeskrivning är en beskrivning av en samling av material som bevaras av arkiv, museum eller bibliotek. Den fungerar som en sammanfattning av vad samlingen innehåller, hur den är uppbyggd och hur den kan användas. En samlingsbeskrivning syftar till att ge forskare, personal och andra intressenter en klar bild av samlingens innehåll, ursprung och tillgång, samt att underlätta sökning och hantering av materialen.

Ordet är en sammansättning av samling och beskrivning och speglar användningen inom arkiv-, musei- och bibliotekssektorn där samlingar av dokument, föremål eller data samlas och dokumenteras som en enhet.

Innehållet i en samlingsbeskrivning kan variera, men den brukar i praktiken omfatta följande element: omfattning och innehåll (daktill hur många enheter och vilka typer av material som ingår); upphov och kontext (vem eller vilka som bidragit, och samlingens sammanhang); tidsmässig omfattning (datering och periodisering); fysiska egenskaper och materialtillstånd; organisatorisk struktur och hur samlingen är uppdelad i delar; tillgång, användningsregler och eventuella sekretess- eller rättighetsrestriktioner; hänvisningar till relaterade samlingar och tillhörande finding aids eller katalogiseringsposter; och juridiska eller administrativa uppgifter som insamlare, förvärv och bevarandeåtgärder.

Samlingsbeskrivningen är ofta en del av en mer omfattande finding aid eller katalogpost och kan vara kopplad till digitala sammanställningar, inklusive metadata i olika standarder som EAD eller METS, vilket underlättar sökbarhet och systemintegration.