säilytyssuunnitelmat

Säilytyssuunnitelmat ovat organisaation ohjeisto, jossa määritellään, mitä tietoa ja dokumentteja säilytetään, millä tavoin ne säilytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Planin tavoitteena on varmistaa lainsäädännön ja säännösten noudattaminen, mahdollistaa oikea-aikainen pääsy tietoon sekä suojata yksityisyyttä ja hallita tilankäyttöä sekä kustannuksia.

Säilytyssuunnitelman soveltamisala kattaa sekä fyysiset arkistot että digitaaliset tallenteet, kuten asiakirjat, sähköpostit, sopimukset ja muut liiketoiminnan tiedot. Siinä otetaan huomioon sekä päivittäisessä toiminnassa syntyvät että pitkäaikaiseen säilytykseen sopivat tiedot.

Keskeisiä osa-alueita ovat inventaario ja luokitus, eli mitä tietoja on ja miten ne ryhmitellään; säilytysajat ja käytännöt, jotka määrittävät, kuinka kauan kunkin tiedon on säilytettävä; sekä säilytystapa ja tekniset ratkaisut (fyysinen arkisto, pilvi- tai paikallinen tallennus, varmuuskopiot). Lisäksi suunnitelmassa määritellään metadatat, tietoturva- ja pääsyoikeudet sekä menettelyt hävittämiselle tai arkistointiin siirtämiselle sekä valvonta ja auditointi.

Prosessi sisältää tiedon luetteloinnin, säilytysjaksojen määrittämisen, toteutuksen sekä säännöllisen katselmoinnin. Tärkeää on myös huomioida oikeudelliset pidot sekä mahdolliset arkistointioikeudet.

Esimerkkejä säilytysluokista voivat olla henkilötiedot ja HR-dokumentit, talousasiakirjat, sopimukset, kirjanpitotiedot, asiakkaiden tiedot sekä projektidokumentaatio. Suomessa säilytyssuunnitelmia ohjaavat arkistolaki, tietosuoja-asetus sekä muut tietohallinto- ja arkistointisuositukset; Kansallisarkisto sekä ISO 15489 tarjoavat lisäohjeistusta. Hyvä käytäntö on aloittaa inventaario, määritellä roolit, laatia selkeät säilytysajat ja toteuttaa säännölliset katselmukset.