rikkomusilmoitusmenettelyt

Rikkomusilmoitusmenettelyt ovat organisaatioiden sisäisiä käytäntöjä, joiden tarkoituksena on mahdollistaa epäiltyjen, epäeettisten tai laittomien toimintatapojen raportointi turvallisesti, luottamuksellisesti ja asianmukaisesti. Niiden piiri kattaa yleensä sekä organisaation sisäiset kanavat (esim. vastuuhenkilö, compliance- tai HR-osasto, nimetty ilmoituskanava tai puhelinlinja) että, silloin kun se on sovellettavissa ja tarpeellista, ulkoiset ilmoituskanavat sekä viranomaisten yhteydenotot.

Keskeisiä piirteitä ovat selkeä, helposti saavutettava ilmoituskanava, vaihtoehtoinen nimettömänä toimimisen mahdollisuus, sekä käytännön takeet salassapidosta ja vapaudesta joutua kostoksi epäillystä ilmoituksesta. Menettelyt korostavat tukevia tutkintaprosesseja, oikeellista tiedonhallintaa, tiedon säilyttämistä ja raporttien dokumentointia sekä palautetuskeinoja ilmoittajalle ja muille osapuolille.

Prosessi etenee tyypillisesti seuraavasti: havaitun tai epäiltyä rikkoutumista koskevan huolen ilmaiseminen asianmukaiselle kanavalle; vastaanotto ja alkuarviointi; asian tutkiminen ja toimenpiteiden määrittäminen; korjaavien toimien toteuttaminen sekä seuranta; lopullinen päätös ja tiedonanto tutkinnassa mukana olleille sekä asianosaisten suojelu. Jos ilmoitus paljastaa rikollisen toiminnan, viranomaiset voivat astua mukaan.

Soveltamisalaksi muodostuu sekä julkinen että yksityinen sektori, ja se koskee työntekijöitä, urakoitsijoita sekä muita sidosryhmiä. Rikkomusilmoitusmenettelyt ovat osa laajempaa riskienhallintaa, sisäistä valvontaa sekä, EU-tason vaatimusten ja kansallisen oikeuskäytännön kehyksessä, vastuullista toiminnanharjoittamista ja organisaation mainetta suojaavaa toimintaa.