reseräkningar

Reseräkningar är dokument som anställda lämnar in till arbetsgivaren för att erhålla ersättning för kostnader som uppstår i samband med tjänsteresor eller affärsresor. En reseräkning kartlägger vanligtvis datum, syfte och destination, färdsätt, kostnader för transport, logi, måltider samt mindre utgifter som bensin eller parkering. Till varje kostnad bifogas kvitto eller motsvarande underlag. I regel följs en resepolicy som anger vilka kostnader som ersätts, vilka kvitton som krävs och hur gränser för traktamente eller dagersättning tillämpas.

Processen är oftast tydlig: den anställde fyller i reseräkningen i företagets ekonomi- eller faktureringssystem, bifogar kvitton och lämnar den till närmaste chef eller godkännare. Efter godkännande bokförs utgifterna och ersättningen utbetalas. Vid längre eller utlandstjänster kan valutakonvertering och särskild momsredovisning vara aktuell. Företagens policy kan även kräva att resan dokumenteras med ett syfte eller referensprojekt för att underlätta uppföljning och kontroll.

Skatter och redovisning: Reseräkningar hanteras enligt gällande skatteregler. I Sverige kan delar av reseersättningen vara skattefria om traktamente följer företagets policies och resan uppfyller villkoren; överskjutande belopp beskattas som inkomst. Momsredovisningen följer övriga regler för avdragsgilla affärsutgifter och gäller vanligtvis endast om utgifterna är kopplade till företagsverksamhet.

Praktiska anmärkningar: Se till att kvitton är tydliga och fullständiga, ange valuta och omvandlingsregler vid utlandsresor samt tydligt klassificera utläggstyp för enklare uppföljning och betalning.