prosessikuvausten

Prosessikuvausten käsite viittaa organisaation toiminnan prosessien kuvauksiin, joissa kerrotaan, miten työ etenee, ketkä siihen osallistuvat ja millaiset tulokset sekä laatuvaatimukset on asetettu. Ne voivat olla tekstiä, kaavioita tai näiden yhdistelmiä, ja ne kuvaavat sekä arkipäivän työn suorittamistapaa että laajempaa prosessikokonaisuutta.

Sisällöllisesti prosessikuvaus sisältää muun muassa tarkoituksen, laajuuden ja soveltuvuusalueen, osallistuvat toimijat ja vastuuhenkilöt, panokset ja syötteet sekä tulokset. Lisäksi kuvaukseen kuuluvat vaiheet, päätöspisteet, säännöt ja ohjeet, laadunvarmistuksen vaatimukset sekä mittarit ja seuranta. Tarvittaessa mukaan liitetään riski- ja hallintatoimenpiteet sekä resursointi- ja aikataulukriteerit. Dokumentti säilyttää versionhallinnan ja revision historian.

Prosessikuvaus liittyy kiinteästi prosessointikartoitukseen ja prosessikaavioihin, kuten BPMN- tai flowchart-malleihin. Tekstillisen kuvauksen ohella voidaan käyttää graafisia esityksiä, jotka helpottavat ymmärtämistä ja koulutusta. Sen tarkoituksena on edistää selkeyttä, läpinäkyvyyttä ja toistettavuutta sekä tukea laatu- ja toiminnanohjausta.

Käyttötarkoitukset ja hyödyt ovat moninaiset: ne tukevat koulutusta ja uusien työntekijöiden perehdytystä, helpottavat auditointeja ja säädösten noudattamista sekä mahdollistavat prosessien kehittämisen ja standardoinnin. Elinkaarensa aikana prosessikuvaus voidaan päivittää organisaation toiminnan muutosten mukaan.

Esimerkkialat vaihtelevat teollisuudesta palveluihin ja julkiseen hallintoon. Haasteita ovat ajantasaisuuden ylläpito, monimutkaisuus ja sidosryhmien sitouttaminen sekä riittävä yksityiskohtaisuus ilman ylisuuruutta.