prosessikaaviona

Prosessikaavio on visuaalinen esitys prosessista, joka kuvaa vaiheiden, päätösten ja tilojen muodostaman ketjun sekä siihen liittyvät syötteet ja tulosteet. Sen tarkoituksena on tehdä prosessi ymmärrettäväksi, helpottaa sen analysointia ja tukee parantamistoimenpiteitä sekä viestintää sidosryhmille. Prosessikaavioita sovelletaan sekä liiketoiminnassa että tuotannossa sekä IT-projekteissa, ja niitä käytetään sekä dokumentointiin että prosessien kehittämiseen.

Notaatioita ja lähestymistapoja on useita. Yleinen virtauskaavio näyttää toimintojen järjestyksen ja valintapisteet, ja se on ollut laajalti käytössä perinteisenä työkaluna prosessien kuvaamiseen. BPMN (Business Process Model and Notation) on vakiintunut standardi, joka tarjoaa yksityiskohtaisia elementtejä tapahtumille, toiminnoille, porteille sekä tietovirroille. Lisäksi käytetään UML-aktiviteettikaavioita ja muita erityisnotaatioita, jotka sopivat paremmin tietyille järjestelmä- tai verkkopohjaisille malleille.

Keskeisimmät elementit ovat aloitus- ja lopetuspisteet, toiminnot (tehtävät), päätöspisteet, sekä tiedon- ja ainevirrat. Kaaviossa toteutetaan selkeä symboliikka ja yhdenmukainen nimeäminen sekä tarvittaessa useamman tason tarkennus, jotta sekä yleiskuva että yksityiskohdat ovat ymmärrettävissä.

Käyttö ja vaikutus: prosessikaavio tukee ymmärrystä, yhteistä kieltä ja standardointia, auttaa tunnistamaan pullonkaulat sekä roolien vastuut ja tukee myös automaatio- ja tietojärjestelmäprojektien suunnittelua. Rajoitteisiin kuuluu kartoitusten ylläpidon tarve ja mahdollinen monimutkaisuuden kasvu, jos kaavioita ei pidetä ajan tasalla. Historia ja standardointi kehittyvät jatkuvasti BPMN:n, UML:n ja muiden keinojen myötä.