projektisuunnitteluun

Projektisuunnittelu on projektinhallinnan vaihe, jossa asetetaan tavoitteet, määritellään laajuus ja laaditaan toimintasuunnitelma toteutettavaksi. Siinä päätavoitteet täsmennetään, rajataan tehdävä työ sekä arvioidaan, millaisia resursseja, aikataulua ja kustannuksia projektille tarvitaan. Projektisuunnittelu rakentaa pohjan toteutukselle ja seurannalle, ja sitä seuraa yleensä projektinhallinnan systemaattinen hallinta.

Keskeisiä elementtejä ovat tavoite ja laajuus, sidosryhmien kartoitus, työpaketointi (WBS), aikataulutus, budjetointi ja resurssien hallinta. Lisäksi huomioidaan riskien hallinta, laadunvarmistus, hankintasuunnitelma sekä muutos- ja viestintäsuunnitelmat. Projektisuunnitelmassa määritellään vastuut sekä raportointi- ja hallintorakenteet.

Prosessi alkaa vaatimusten keruulla ja nykytilan kartoituksella, jonka jälkeen määritellään menestyskriteerit ja laajuus. Työpaketit ja niiden aikataulut sekä kustannusarviot laaditaan, ja riskeille suunnitellaan ennaltaehkäisy- ja varaustoimenpiteet. Laadunvarmistuksen ja muutoshallinnan suunnitelmat sekä viestintä ovat osa suunnittelua, jotta projekti pysyy tavoitteissaan ja sidosryhmien kanssa saavutetaan yhteisymmärrys.

Käytetyimmät työkalut ovat Gantt-kaaviot, PERT/ kriittinen polku, WBS sekä riskirekisteri ja kustannusarvio. Tuloksena syntyy projektisuunnitelma, aikataulut, budjetti sekä ohjeet toteutukseen, seurantaan ja muutoshallintaan.

Projektisuunnittelu kehittyy sekä perinteisissä että ketterissä hankkeissa; rolling-wave- tai iteratiivinen lähestymistapa voi soveltua epävarmuuden suuriin projekteihin. Tavoitteena on selkeys, hallittavuus ja sidosryhmien sitoutuminen, jotta toteutus voidaan aloittaa tehokkaasti ja tavoitteiden saavuttamista seurata.