projektiokuvaus

Projektiokuvaus on projektiin liittyvä dokumentti, joka tiivistää olennaiset tiedot projektin tavoitteista, laajuudesta, tuloksista sekä sidosryhmistä. Sen tarkoituksena on tarjota yhteinen ymmärrys projektin tarkoituksesta ja rajauksista sekä toimia keskustelun ja päätöksenteon pohjana. Dokumentin tehtävänä on selkeyttää projektin tarkoitus ja toimintaedellytykset sekä helpottaa rahoituksen hakemista, hankintaa ja seurantaa.

Projektiukuvan keskeiset sisällölliset osa-alueet voivat käsittää tavoitteet ja tarkoituksen, laajuuden ja rajaukset, deliverables- tai tuotostasot, aikataulun ja virstanpylväät, budjetin ja resurssit, sidosryhmät ja vastuut, hallintamallin sekä roolit, riskit ja oletukset, sekä laatuvaatimukset. Lisäksi kuvauksessa voidaan kuvata yhteistyökumppanit, riippuvuudet ja käyttöönottokriteerit sekä kommunikaatio- ja muutoshallinnan periaatteet.

Käytännössä projektiokuvaus palautuu usein projektin alkuvaiheessa, ja sitä voidaan käyttää sekä sisäisen suunnittelun että ulkopuolisten tahojen, kuten rahoittajien tai tarjoajien, informoimiseen. Sen laajuutta ja tarkkuutta säädellään projektin luonteen mukaan; yleisesti siitä pyritään pitämään riittävän kattavana mutta tarpeeksi ytimekkäänä. Projektiokuvausta voidaan päivittää projektin elinkaaren edetessä, ja se toimii pohjana myöhemmille suunnitelmille, kuten projektisuunnitelmalle, riskienhallintasuunnitelmalle ja hankintaprosesseille.