projektiokartoitus

Projektiokartoitus on systemaattinen analyysiprosessi, jonka tarkoituksena on kartoittaa ehdotetun projektin tausta, tavoitteet, tarpeet sekä siihen liittyvät riskit, rajoitteet ja mahdollisuudet. Se toteutetaan tavallisesti projektin käynnistysvaiheessa ja sen tuloksena on päätöksenteon tueksi laadittu näkemys projektin toteuttamiskelpoisuudesta.

Keskeiset tavoitteet ovat projektin sopivuuden ja yhteensopivuuden arviointi strategisten tavoitteiden kanssa, odotettujen hyötyjen sekä kustannusten ja resurssien määrittäminen, sekä aikataulun ja riippuvuuksien kartoitus. Tuloksena syntyy usein suositus jatkotoimista, kuten hyväksyntä, hylkäys tai muutosehdotukset, sekä korkean tason liiketoimintaperuste ja alustava suunnitelma.

Projektiokartoituksen sisältöön kuuluvat muun muassa tavoitteen ja rajojen määrittely, sidosryhmien kartoitus, vaatimukset sekä säädösten huomioon ottaminen, riskien ja riippuvuuksien analysointi, resurssien alustava määräytyminen (budjetti, henkilöstö, aika), organisaatioon kohdistuvien vaikutusten arviointi sekä muutosjohtamisen tarve. Lisäksi kartoitetaan hallinnollinen kehys, menestyskriteerit sekä tärkeät virstanpylväät. Käytettäviä menetelmiä ovat haastattelut, dokumenttien tarkastelu, työpajat, kyselyt sekä benchmarking; analyysissä voidaan soveltaa sidosryhmäanalyysiä, riskinarviointia, SWOT-analyyseja ja kustannus-hyötyarviointia.

Käyttöyhteydessä projektiokartoitus auttaa päätöksentekoa, priorisointia ja resurssien kohdentamista sekä antaa pohjan projektinhallinnan suunnittelulle. Sen rajoitteena on korkea taso ja riippuvuus käytettävissä olevan tiedon laadusta.