peruutussuunnitelmat

Peruutussuunnitelmat ovat kirjallisia menettelyohjeita, jotka määrittelevät, miten suunniteltu tapahtuma, palvelusopimus tai projekti voidaan peruuttaa. Ne sisältävät peruutuksen syyt, kriteerit, vastuut sekä aikataulut ja taloudelliset vaikutukset, kuten palautukset, korvaukset ja mahdolliset sakot. Keskeisiä elementtejä ovat ilmoitusvähimmäisajankohta, päätöksentekijät, vastuuhenkilöt sekä viestintä- ja toteutusmallit.

Peruutussuunnitelman tarkoituksena on tukea riskien hallintaa ja varautumista. Siinä määritellään, milloin peruutus on perusteltua (esimerkiksi hätätilanne, markkinamuutos, voimassa oleva sopimus) ja miten peruutus toteutetaan käytännössä, mukaan lukien ilmoitusprosessi, vaihtoehtoiset järjestelyt sekä tietoturva- ja tietosuoja-asiat. Suunnitelmissa on usein myös palautus- ja hyvityskäytännöt sekä sopimusoikeudelliset rajoitteet.

Käyttöalueita ovat tapahtumat, matkajärjestelyt, palvelusopimukset, tilaukset tai projektit, joihin liittyy huomattavaa epävarmuutta. Peruutussuunnitelmia päivitetään säännöllisesti ja niiden toimivuutta testataan esimerkiksi harjoituksissa. Hyötynä on selkeä toimintamalli, kustannusten minimointi, asiakkaiden ja sidosryhmien luottamuksen säilyttäminen sekä turvallisuusnäkökohdat.

Säädösten ja sopimusvelvoitteiden on oltava linjassa sovellettavien lakien kanssa, kuten kuluttajansuojalainsäädäntöä koskevien määräysten kanssa. Lisäresursseja voivat tarjota käytännön mallit, liitteet ja viestintämallit.