personalredovisning

Personalredovisning är en del av HR- och redovisningsrutiner där ett företag sammanställer och kommunicerar information om sin personal. Det omfattar arbetskraftens storlek, sammansättning, anställningsformer samt löner, ersättningar och arbetsrelaterade kostnader.

Syftet med personalredovisning är att stödja ekonomisk planering och budgetering, följa upp personalens kostnader och verksamhetens behov av arbetskraft, samt underlätta extern rapportering till myndigheter, försäkringskassar och fackliga parter. Den används också som beslutsunderlag och för att följa upp mål som rör kompetensutveckling, arbetsmiljö och personalomsättning.

Innehållet i personalredovisningar varierar men kan vanligtvis omfatta headcount, personalomsättning, anställningsform (till exempel fast anställd, visstidsanställd), löner och andra ersättningar, arbetsgivaravgifter och pensioner, frånvaro inklusive sjuklön, utbildning och kompetensutveckling samt arbetsmiljöfrågor. Data hämtas ofta från HR-system, lönesystem, tidrapporter och andra relevanta källor.

Processen innefattar insamling av uppgifter, datakvalitet och konsekvent beteende i analys och rapportering, samt distribution till relevanta målgrupper såsom ledning, fackliga representanter och externa myndigheter. Det innefattar även arkivering, dokumentation av antaganden och ansvarsfördelning samt regelbunden uppföljning (månatliga eller kvartalsvisa rapporter).

Juridiska och etiska aspekter är centrala. Personalredovisning behandlar personuppgifter enligt dataskyddslagstiftning (till exempel GDPR), kräver begränsad åtkomst, möjliga anonymiseringar i sammanställningar och tydliga retention-rutiner. Inom olika branscher kan krav och standarder variera. Relaterade begrepp är lönadministration och HR-rapportering.

---