päätöspöytäkirjojen

Päätöspöytäkirja on kokouksen päätöksiä sekä niiden taustaoletuksia ja valmisteluprosessin kulkua kuvaava asiakirja. Se laaditaan usein kunnissa, valtion virastoissa sekä muissa julkishallinnon toimielimissä, ja se muodostaa pysyvän jäljen päätöksenteosta.

Päätöspöytäkirja sisältää tyypillisesti kunkin käsitellyn asian päätöksen, päätöksen perustelut tai selvitykset päätöksen tarpeesta, mahdolliset äänestystulokset sekä erimielisyydet. Siinä voi olla myös lyhyt yhteenveto käsitellyistä asioista, käytetyt esityslistat sekä liitteet kuten rakennuslupia tai talousarviota koskevat asiakirjat. Päätöspöytäkirja laaditaan ja hyväksytään kokouksessa, ja sen allekirjoittavat yleensä puheenjohtaja sekä sihteeri.

Lainsäädäntö ja julkisuus sekä hallinnon käytännöt ohjaavat päätöspöytäkirjojen laatimista, säilyttämistä ja saatavuutta. Julkisyhteisöjen asiakirjojen osalta päätöspöytäkirjat ovat usein julkisia, mutta niissä voi olla tietoja, jotka on salattava tai joiden julkisuutta rajoitetaan tietoturvan tai yksityisyyden suojan vuoksi. Samoin liikesalaisuudet tai luottamukselliset asiat voivat vaikuttaa tietojen julkistamiseen.

Käytössä päätöspöytäkirjat toimivat todistusaineistona päätösten perusteista ja valvonnan välineenä. Ne mahdollistavat päätösten jäljitettävyyden, toimeenpanon seurannan sekä tulevien tarkastusten ja arvioiden perustan. Lisäksi ne tukevat vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä julkisessa hallinnossa.

Arkistointi ja säilytys noudattavat organisaation ohjeita sekä arkistointia koskevia säädöksiä; päätöspöytäkirjat säilytetään pitkäaikaisesti ja ne voidaan palauttaa esille julkisten hakemusten yhteydessä siltä osin kuin asetettu julkisuus sallii.