ostoprosesseissa

Ostoprosessit kuvaavat järjestelmällistä toimintaketjua, jossa organisaatio määrittelee tarpeet, hakee tarjouksia ja hankkii tuotteita, palveluita tai rakennusurakoita. Tämän prosessin tavoitteena on tarveperusteinen toteuttaminen, kilpailun ja tasapuolisen kohtelun varmistaminen sekä kustannusten ja riskien hallinta sekä laillinen noudattaminen.

Keskeisiä osatekijöitä ovat tarvekartoitus, vaatimusten määrittely, markkinakartoitus sekä hankintastrategian valinta. Hankintamenettely voi toteutua avoimena kilpailutuksena, rajoitettuna menettelynä tai neuvottelumenettelynä; joidenkin tapausten mukaan voidaan käyttää myös suoritusmenettelyä. Tarjousten vertailu perustuu ennalta määriteltyihin kriteereihin, kuten hinta-laatusuhteeseen, toimitusaikaan ja laatuvaatimuksiin.

Sopimusvalinta ja hallinta muodostavat hankinnan seuraavan vaiheen: valittu toimittaja ja sopimusehdot sekä niiden seuranta ja laatudokumentointi. Toimitusten vastaanotto, laskutus, maksu sekä mahdolliset muutokset ja reklamaatiot kuuluvat sovitun toteutuksen piiriin. Sopimuksen toteutumista seurataan riskien sekä suorituskyvyn hallinnan keinoin, ja tiedonhallinta sekä arkistointi ovat jatkuvan seurannan keskeisiä osa-alueita.

Lainsäädäntö ja käytännöt: julkisen sektorin hankinnoissa noudatetaan kansallista hankintalainsäädäntöä sekä EU:n hankintadirektiivejä, mikä ohjaa kilpailutusta, syrjimättömyyttä ja avoimuutta. Yksityisellä sektorilla noudatetaan yrityskohtaisia ohjeistuksia sekä kestävän kehityksen periaatteita ja eettisiä vaatimuksia.