ostolaskuissa

Ostolaskuissa tarkoitetaan yrityksen vastaanottamia toimittajilta tulevia laskuja tavaroista tai palveluista. Laskut voivat olla peräisin paperisina tai sähköisinä muodossa, esimerkkeinä Finvoice, PEPPOL- tai muiden sähköisten laskutusstandardien kautta. Ostolaskut muodostavat yrityksen ostovelkaa ja ne vaikuttavat sekä maksukykyyn että kassavirtaan. Keskeisiä tietoja ovat toimittajan nimi ja tunnus, laskun numero ja päiväys, eräpäivä, rivivaihtoehdot (määritetyt tuotteet tai palvelut, määrät, hinnat), arvonlisävero sekä summat.

Käsittelyprosessi alkaa laskun vastaanotolla, tiedonaukomisella ja mahdollisella automaattisella datankeruulla. Tämän jälkeen lasku voidaan kohdistaa ja tarkastaa useimmiten kolmen kohdentamisen periaatteen mukaan: ostotapahtuman tilaus, vastaanotetut tavarat tai palvelut sekä itse lasku. Hyväksyntäprosessin jälkeen lasku kirjataan kirjanpitoon ostovelkana ja sen kulujen tai varojen tilille, minkä jälkeen suoritetaan maksu ja lopuksi lasku arkistoidaan pitkälle säilytettäväksi.

Sähköinen laskutus ja automaatio ovat yleistyneet osto- ja maksuprosessien tehostamiseksi. Laskujen välittäminen sähköisesti ja pankkien sekä ERP-järjestelmien integraatiot mahdollistavat nopeamman ja virheettömämmän käsittelyn sekä paremman näkyvyyden maksujen aikatauluihin. Hyötyjä ovat parempi kassavirta, pienemmät virheet, vähäinen manuaalinen työ sekä paremmat kontrollit poikkeamien havaitsemiseksi.

Haasteina voivat esiintyä duplikaatit laskut, puutteelliset tiedot, virheellinen verokanta sekä viivästynyt hyväksyntä. Nykyaikaisessa taloushallinnossa ostolaskujen käsittely on keskeinen osa ostojen hallintaa ja maksujen sujuvuutta.