mødenotater

Mødenotater er skriftlige opptak som oppsummerer hva som ble diskutert, hvilke beslutninger som ble tatt og hvilke tiltak som skal følges opp etter et møte. De fungerer som referanse, ansvarliggjøring og dokumentasjon som bidrar til kontinuitet i organisasjoner, og er nyttige for deltakere som ikke var til stede.

Et mødenotat bør gi en kort, nøytral fremstilling av møtets innhold. Vanlige komponenter er: møtedetaljer (dato, tid, sted, deltakere og fravær), agenda, hovedpunkter fra diskusjonen, beslutninger som ble fattet, tildelte oppgaver med ansvarlig person og forfallsdato, eventuelle åpne saker og neste møte dato. Notatet kan også vise referanser eller vedlegg som ble brukt under møtet.

Prosessen rundt mødenotater varierer mellom organisasjoner. Ofte skrivs notatet av sekretæren eller møtelederen og deles kort tid etter møtet, ofte innen 24–48 timer. I noen tilfeller må notatet gjennomgås og godkjennes av møteleder eller relevante parter før distribusjon. Notater har vanligvis lavere formennivå enn formelle referater og fokuserer på handlingselementer og beslutninger; i andre organisasjoner brukes begrepene møtenotat og referat om hverandre.

Format og lagring varierer også. Digitale maler og dokumentstyringssystemer er vanlige, med krav til versjonering og arkivering i samsvar med selskapets policy. Høye krav til konfidensialitet og personvern kan gjelde hvis møtet omfatter sensitive opplysninger. En tydelig, nøytral og faktabasert tone bidrar til pålitelighet og brukbarhet i fremtidige oppgaver.