metatietoehtoja

Metatietoehto tarkoittaa sääntöä tai ehtoja, jotka määräävät metatietojen rakenteen, sisällön ja laadun. Metatietoehdoilla määritellään, mitä tietoja metatiedoissa on oltava, millaisia arvoja niille saa antaa ja miten eri tiedot ovat yhteydessä toisiinsa. Niiden tarkoituksena on edistää tiedonlöytämistä, hallintaa ja pitkäaikaista säilyvyyttä.

Metatietoehtoja käytetään erityisesti digitaalisten kokoelmien, arkistojen ja tutkimusaineistojen hallinnassa. Ne vaikuttavat muun muassa siihen, mitkä tiedot ovat pakollisia, millaisia kieli- ja formaattivaatimuksia sovelletaan sekä miten useat järjestelmät ymmärtävät ja vaihtavat tietoja keskenään. Tyypillisiä ehtoja ovat kenttien nimet, tietotyypit (kuten string, date, URL), pakollisuus, toistuvuus, pituusrajoitukset, kieli sekä oikeudet ja säilyvyyteen liittyvät aikaleimat.

Yleisiä standardeja ja malleja, joissa metatietoehtoja määritellään tai joita ne tukevat, ovat Dublin Core, METS, PREMIS sekä erilaiset XML- ja JSON-pohjaiset tietomallit sekä RDF-pohjaiset sanastot. Toteutuksessa metatietoehdot voidaan määritellä ohjeistuksissa, profiileissa tai tietomalleissa, ja ne voi yhdistää organisaation tiedonhallintapolitiikkaan.

Hyötyjä ovat parantunut hakukone- ja lajittelukyky, yhteentoimivuus eri järjestelmien välillä sekä paremman säilyvyyden turvaaminen. Haasteita voivat aiheuttaa epäselvät tai muuttuvat vaatimukset, päivitysten hallinta sekä erilaisten teknisten ratkaisujen yhteensovittaminen.