leverantörsdokument

Leverantörsdokument är en samling handlingar och uppgifter som ett företag lämnar över till upphandlande organisationer eller inköpsfunktioner för att verifiera identitet, kapacitet, kvalitet och efterlevnad av regler och standarder. Dessa dokument används ofta i samband med leverantörs onboarding, kontraktssäkring och riskbedömning samt som underlag för uppföljning och revision.

Vanliga typer av leverantörsdokument inkluderar företagsuppgifter såsom organisationsnummer, företagsnamn, adress och kontaktpersoner, samt bevis på registrering hos skattemyndigheter och momsregistrering. För finansiell säkerhet kan kreditreferenser eller finansiella rapporter efterfrågas. Försäkringar som ansvarsförsäkring eller teknisk försäkring kan krävas för att täcka risker i leveranskedjan. På produkt- eller tjänstenivå efterfrågas ofta kvalitets- och överensstämmelsecertifikat som ISO-certifikat, CE-märkning, test- eller provningsrapporter och deklarationer om överensstämmelse.

Andra dokument fokuserar på efterlevnad och hållbarhet, till exempel uppförandekoder, antikorruptionsuttalanden, miljö- och arbetsvillkorsklausuler samt eventuella tillstånd eller ursprungsdeklarationer. Beroende på bransch kan även särskilda krav gälla, till exempel elektriska eller medicintekniska certifikat och materialdeklarationer.

Processmässigt samlas leverantörsdokument vanligtvis in vid onboarding, granskas och verifieras innan kontrakt sluts, med regelbunden uppdatering och periodisk revidering under avtalsperioden. Dokumenten stödjer riskhantering, leverantörsval och revisionsarbete samt säkerställer efterlevnad av tillämpliga lagar och standarder. Behandling av uppgifter sker enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

---