leverandørdatabasen

Leverandørdatabasen er et sentralt repositorium som brukes av offentlige og private organisasjoner for å lagre informasjon om leverandører og deres kapasitet. Den støtter leverandørstyring gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra innhenting av tilbud og onboarding til evaluering og ytelsesovervåking. Hensikten er å gjøre leverandørvalg mer transparent, effektivt og i samsvar med krav til innkjøp og etikk.

Datagrunnlaget omfatter firmanavn og organisasjonsnummer, kontaktpunkter, betalingsinformasjon, skattestatus og bankinformasjon, samt sertifikater, forsikringer og lisenser. Ytterligere data kan være produkt- eller tjenesteområde, geografisk dekning, kontrakthistorikk, pålitelighet, kvalitets- og miljøindikatorer og finansielle nøkkeltall. Leverandørens status (aktiv, suspensjon, utelukket) og rapporteringsrutiner følger også.

Data hentes inn via leverandørregistrering, kontraktsdokumenter, audits og tredjepartsverifikasjon, og vedlikeholdes gjennom validering og oppdatering. Mange databaser tilbyr en leverandørportal der leverandører kan oppdatere informasjon. Tilgang styres med rollebaserte tillatelser, og data integreres med innkjøp-, regnskaps- og ERP-systemer for automatiske prosesser og rapportering.

Bruken omfatter leverandørutvelgelse og evaluering, risiko- og samsvarsarbeid, kontraktsforvaltning og leverandørrelasjonsstyring. Ytelsesanalyser bidrar til bedre beslutninger og kostnadseffektivitet.

Styring av leverandordata innebærer datasikkerhet, personvern (GDPR og lignende regler), lagring og utveksling av data mellom organisasjoner, samt standardisering og interoperabilitet med andre systemer. Utfordringer inkluderer datakvalitet, duplisering, sikkerhet og behovet for kontinuerlig oppdatering av referanser og poster.