laskutustavat

Laskutustavat ovat keinoja, joilla yritykset toimittavat laskuja asiakkailleen ja vastaanottavat niitä omassa taloushallinnostaan. Valinta vaikuttaa kassavirtaan, käsittelyaikaan, kustannuksiin sekä kirjanpidon tehokkuuteen. Yleisimmät laskutustavat ovat paperilaskut sekä sähköiset laskut, mutta käytössä on myös verkkopalveluihin perustuvia ratkaisuja.

Paperilasku tarkoittaa laskun toimittamista paperin ja postin välityksellä. Se on helposti saavutettavissa pienyrityksille, mutta siihen liittyy suuremmat kustannukset, viiveitä maksukäytäntöihin ja suurempi riski virheille sekä ympäristövaikutuksia. Monet yritykset vähentävät tätä vaihtoehtoa ja siirtyvät sähköisiin ratkaisuihin.

Sähköinen lasku voi olla sähköpostitse lähetetty PDF tai verkkopalvelun kautta jaettavaa dataa laskutusjärjestelmän kautta. Sähköiset laskut mahdollistavat nopeamman toimitusajan, automatisoidun tietojen kirjaamisen sekä helpomman säilyttämisen. Ne voivat olla osittain tai täysin strukturoituja, jolloin tietoja voidaan lukea automaattisesti.

Verkkopalvelut ja laskutusportaalit antavat sekä lähettäjälle että vastaanottajalle mahdollisuuden hallita laskuja verkossa: nähdä, maksaa, hyväksyä ja seurata tilannetta reaaliajassa. Yleisimmät ratkaisut tukevat sekä rakenteellisia että siirtokuviin perustuvia laskuja, ja ne voivat integroitua vastaanottajan kirjanpitoon.

Lyhyeksi todettuna sähköiset laskut ovat yhtä laillisia päteviä kuin paperilaskut, kun ne täyttävät sovellettavat säädökset ja ovat asianmukaisesti arkistoitavissa. Tietoturva, salaukset ja varmuuskopiot ovat olennaisia seikkoja. Arkistointiin yleisesti sovelletaan paikallisia lakivaatimuksia ja säilytysajoja.

Yritykset voivat käyttää sekamallia, jossa tarjotaan sekä paperi- että sähköisiä laskutustapoja. Suositellaan ottamaan käyttöön rakenteelliset sähköiset laskut sekä yhdenmukaiset laskunumeroinnit, maksuehdot ja tiedonsiirtostandardit, mikä helpottaa automatisoitua käsittelyä ja pitkäaikaista säilytystä.