käyttörahasta

Käyttöraha, eli petty cash, on organisaation käsissä pidettävä pieni käteissumma, jolla katetaan välittömät, pienet menot kuten postitus, toimistotarvikkeet ja pienehköt matkakulut. Käyttörahastoa hallinnoi yleensä rahastonhoitaja, ja sen suuruus määritellään etukäteen. Menoista syntyvät tositteet palautetaan rahastoon, ja rahaa käytetään tämän ohjeen mukaan.

Kun rahaston saldo laskee ennalta määritellyn minimin alapuolelle, rahasto täydennetään siirtämällä sovittu määrä pankkitililtä rahastoon. Käytetyt menot kirjataan oikeille meno- tai kustannuspaikkatileille kuittien perusteella, ja tämän jälkeen rahaston tasoa palautetaan alkuperäiseen tasoonsa.

Kirjanpidollisesti käyttörahasto merkitään alussa taseeseen omaisuudeksi, ja rahaston täydennykset sekä takaisinmaksut heijastuvat kunkin menoerän kirjanpitoon: käytetyt kulut debitoidaan ja pankkitili kreditataan, jolloin rahasto pysyy kiinteänä määränä käsillä.

Kontrollit ja ohjeet ovat tärkeitä: tehtäväjako (rahastonhoitaja vs. hyväksyjä), pienien menojen enimmäismäärät per tapahtuma sekä säännölliset rahaston tarkastukset ja kuittejen arkistointi. Verotuksessa ostot käsitellään kuten muutkin liiketapahtumat; arvonlisävero käsitellään normaalisti kuitteihin perustuen, ja veroa voidaan vähentää asianmukaisesti. Käyttörahajärjestelmä sopii erityisesti pienyrityksiin, oppilaitoksiin ja julkiseen hallintoon nopean ja käytännöllisen menoerän tarpeen vuoksi.