kommunikationspolicy

En kommunikationspolicy är ett formellt dokument som fastställer hur en organisation kommunicerar med sina interna och externa intressenter. Den syftar till att säkerställa konsekventa budskap, stärka varumärket, skydda organisationens rykte och underlätta beslut genom tydliga regler för vad som får sägas, när och av vem.

Policyn beskriver målgrupper, budskapsramverk, kommunikationskanaler, ansvarsfördelning, godkännandeprocesser samt hur man hanterar kriskommunikation. Den bör även inkludera riktlinjer för offentlighet, sekretess, dataskydd och tillgänglighet samt etiska principer som saklighet, rättvisa och respekt.

Utveckling sker ofta av kommunikationsavdelningen i samarbete med ledning och berörda avdelningar och måste stödjas av organisationens övergripande styrning. Policyn bör godkännas av styrelsen eller motsvarande beslutsnivå och vara föremål för regelbunden uppföljning och uppdatering.

Implementering innefattar utbildning, distribution av policyn, användning av mallar och stilguider samt uppföljning och mätning av efterlevnad och effekt. Policyn kan vara heltäckande eller fokusera på särskilda områden såsom intern kommunikation, extern kommunikation, digital policy och kriskommunikation.

Genom att tydliggöra mål, roller och procedurer bidrar kommunikationspolicyn till konsekvent kommunikation, förebygger missförstånd och stödjer ansvarstagande i organisationen. Den används i företag, offentlig sektor och ideella organisationer som en grundläggande komponent i styrning och kommunikationsarbete.