kokoelmakontrolliin

Kokoelmakontrolliin on suomalainen termi, joka muodostuu sanoista kokoelma (collection) ja kontrolli (control). Sijamuodollisesti illatiivi -iin viittaa siirtymään tai päämäärään: kohti kokoelmakontrollia. Termiä käytetään kuvaamaan prosesseja, joilla hallitaan ja valvotaan kokoelmaa osana organisaation hallintaa.

Käytännössä kokoelmakontrolliin viittaa systemaattisiin toimiin, joiden tavoitteena on varmistaa kokoelman nykyinen olemassaolo, oikea rekisteröinti, jäljitettävyys, kunnossapito ja käyttöoikeudet. Keskeisiä elementtejä ovat inventointi ja katalogointi, metatiedot ja standardien noudattaminen, auktoriteettikirjaukset sekä provenance-tiedot, sekä säilytys- ja kunnostusohjeet sekä auditointi- ja versiointikäytännöt.

Käyttökohteita ovat erityisesti kirjasto- ja museotyö, arkistointi sekä digitaalisten aineistojen hallinta ja digitaalinen omaisuus (DAM) sekä yleisempi tietohallinto. Kokoelmakontrolliin liittyy usein sekä teknisiä järjestelmiä—inventaario- ja arkistointiohjelmistoja—että ohjeistuksia, jotka tukevat resurssien valvontaa, oikeuksien hallintaa ja laadunvarmistusta.

Kontekstissaan termi kuvastaa tavoitetilaa tai siirtymää kohti parempaa hallintaa. Vaikka sana on tekninen ja organisaatio- sekä tietohallintalähtöinen, sen käytössä korostuvat läpinäkyvyys, dokumentointi ja säännönmukainen seuranta sekä tarvittaessa julkinen tai sisäinen raportointi kokoelman tilasta.