jottavaatimuksia

Jottavaatimuksia on suomalaisessa dokumentaatiokäytännössä käytetty termi, jolla tarkoitetaan joukkoa kriteerejä siitä, miten asioista tulisi tehdä muistiinpanot ja tallenteet. Termi viittaa ohjenuoraksi asetettuihin vaatimuksiin silloin, kun laaditaan muistiinpanoja, muistioita, asiakirjoja tai tutkimusraportteja. Sillä tarkoitetaan sekä sisällön että rakenteen sekä arkistoinnin vaatimuksia.

Termi muodostuu sanasta jottaminen (muistiin kirjoittaminen) ja vaatimuksista. Yleisesti se viittaa käytäntöön, jossa organisaatiot määrittelevät, millainen muistiinpanon pitää olla sekä miten sen sisältö säilyy ja voidaan jäljittää. Käyttöalueet vaihtelevat sektoreittain, mutta jottavaatimuksia käytetään yleisesti koulutuksessa, tutkimuksessa, hallinnossa ja yritysten sisäisessä dokumentaatiopolitiikassa. Se auttaa varmistamaan, että muistiinpanot ovat helposti ymmärrettäviä, oikeellisia ja tarkistettavissa sekä että tiedot voidaan arkistoida ja säilyttää asianmukaisesti.

Yleisimmät vaatimukset koskevat sisällön relevanssia ja täsmällisyyttä, selkeyttä sekä mahdollisuutta jäljittää tekijä ja muutokset. Rakenne voi sisältää otsikon, päivämäärän, kirjoittajan, aiheen ja tiivistelmän sekä liitteet. Metatiedot kuten versionumero, hyväksyjät ja tallennushetki parantavat seurattavuutta. Tietosuoja- ja säilytysvaatimukset ohjaavat, miten kauan tiedot pidetään ja kuka niihin pääsee käsiksi.

Huomioitavaa on, että jottavaatimukset eivät ole yhtä yhdenmukainen standardi, vaan ne voivat vaihdella organisaation, alan ja maan lainsäädännön mukaan. Niiden tarkoituksena on tukea laadukasta tiedonhallintaa sekä läpinäkyvyyttä sekä helpottaa auditointeja ja tiedon uudelleenkäyttöä.