innkjøpsfasen

Innkjøpsfasen er den delen av innkjøpsprosessen der organisasjonen identifiserer behov, definerer krav og gjennomfører prosedyrene som fører til anskaffelse av varer eller tjenester. Hovedmålet er å oppnå god verdi for pengene, sikre riktig kvalitet og levering i tide, samt å overholde gjeldende regler og etiske retningslinjer.

Viktige aktiviteter i innkjøpsfasen inkluderer behovsavklaring og kravspesifikasjon, markedsovervåkning og leverandørkartlegging, innhenting av tilbud og gjennomføring av konkurransegrunnlag, evaluering av tilbud og valg av leverandør, samt forhandling og signering av kontrakt. Etter kontrakt inngås kan kontraktsforvaltning og leveranseoppfølging være en del av fasen eller pågående aktiviteter som følger kontrakten.

Roller og styring i innkjøpsfasen omfatter innkjøpsfunksjonen, brukere eller fagansvarlige, økonomi- og juridisk avdeling, samt ledelsen. Prosessen styres av interne policyer, rammeavtaler og ofte elektroniske innkjøpsverktøy. Det legges vekt på risikostyring, etikk og bærekraft.

Forskjeller mellom sektorer kan være betydelige. Offentlig sektor følger ofte strenge konkurranse- og anskaffelsesregler, mens privat sektor kan ha større fleksibilitet, men fortsatt må følge organisatoriske krav og rammeverk.

Innkjøpsfasen kobler til andre faser i prosessen, som behovsavklaring og definering av krav før, og kontraktstyring, leveranseoppfølging og evaluering etter at avtale er inngått. Det er avgjørende for å dokumentere valggrunnlag og måle verdiskapning.