hallintaprotokolliin

Hallintaprotokolliin on suomenkielinen termi, jolla viitataan hallintoprotokollien (hallinnollisten menettelyjen) kokoelmaan tai useisiin hallintomenettelyihin liittyviin standardoituihin toimintatapoihin. Kyse on dokumentoiduista menettelyistä, jotka ohjaavat viranomaisten ja julkisoikeudellisten toimielinten päätöksentekoa, asioiden käsittelyä sekä tiedonhallintaa.

Tarkoitus ja tehtävä: Hallintaprotokolliin laaditaan tarkoituksenmukaisuutta, oikeasuhtaisuutta, läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta varten. Niiden tarkoituksena on varmistaa, että päätökset sekä viestintä ovat johdonmukaisia, oikeudellisesti kelvollisia ja helposti seurattavia sekä että viranomaisen toiminta pysyy hallinnollisesti vastuullisena.

Sisältö: Yleisessä muodossa hallintaprotokolliin sisältyvät muun muassa: tarkoituksen ja soveltamisalan määrittely; sovellettavat oikeudelliset perusteet; päätöksentekopisteet ja kriteerit; vaatimukset asiakirjoille, todisteiden käsittely ja säilytys; tiedonantovelvoitteet, salassapito ja tietosuoja; käsittelyajat ja tiedoteviranomaisten vastuut; kirjaukset, arkistointi sekä auditointi; versionhallinta ja päivitysten menettelyt sekä vastuut.

Käyttö ja oikeudellinen asema: Hallintaprotokolliin ovat tyypillisesti käytössä valtion, kuntien sekä julkisoikeudellisten palvelujen tuottajien organisaatioissa. Ne voivat olla sisäisiä ohjeistuksia tai julkisesti julkaistuja ohjeistuksia; ne tukevat hallinto-oikeudellista tulkintaa ja ovat yhteydessä hallintolakiin sekä tietosuoja- ja muuhun lainsäädäntöön sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Haasteet: Pitävyys lainsäädännön muutoksille, päivitysten ajantasaisuus, protokollien joustavuus muuttuvissa tilanteissa sekä käyttöoikeuden ja ymmärrettävyyden varmistaminen organisaation henkilöstölle ja kansalaisille.

Lisätietoja ja rinnakkaisyhteydet: Hallintaprotokolliin kytkeytyvät usein hallinto-oikeuden näkökulmat sekä hallintomenettelyä koskeva lainsäädäntö (esim. hallintolaki) sekä tietosuoja- ja rekisterihakemuksiin liittyvä sääntely.