dokumenttipohjien

Dokumenttipohjat ovat ennalta määriteltyjä, uudelleenkäytettäviä dokumenttimuotoja, joissa on rakenteeltaan ja ulkoasultaan yhtenäinen pohja sekä paikkamerkkejä, joiden avulla arvoja voidaan lisätä automaattisesti. Niiden tavoitteena on varmistaa yhdenmukaisuus, brändinmukaisuus sekä ajansäästö ja virheiden vähentäminen. Pohjissa voi olla esimerkiksi otsikko, sivun asettelu, fontti ja värit sekä paikkamerkkejä kuten {PVM}, {NIMI} ja {ASIA}.

Yleisiä tyyppejä ovat kirjeet ja muistutukset, raportit, laskut, sopimukset, hakemukset ja ansioluettelot sekä kokouksen pöytäkirjat. Niitä käytetään sekä toimisto-ohjelmistoissa (Word/ODT, Google Docs) että sisällönhallintajärjestelmissä sekä sähköpostin massakirjeiden luomiseen.

Tekninen toteutus ja tallennus: pohjat voivat sisältää muotoilua, logon, otsikkorivin sekä automaattisia kenttiä. Ne tallennetaan yleisesti tiedostomuotoihin kuten DOCX, ODT tai Google Docs -malleina, ja niitä voidaan käyttää yhdessä mail merge -toimintojen kanssa suurten kirjeiden luomiseen. Monissa järjestelmissä pohjia voidaan hallita myös sisäisen CMS:n tai ERP:n kautta.

Hallinta ja käytäntö: hyvä käytäntö on määritellä brändi- ja tyyliohjeet, vaaditut tiedot, kieliversiot sekä saavutettavuusvaatimukset. Pohjat tulisi pitää ajan tasalla versionhallinnassa ja päivittää säännöllisesti, kun brändi tai säädökset muuttuvat.

Rajoitteet ja huomioitavaa: liiallinen pohjien käyttö voi johtaa epäjohdonmukaisuuksiin, ja vanhentuneet pohjat voivat heikentää laatua. Oikein hallittu dokumenttipohja kuitenkin nopeuttaa tuotantoa ja parantaa laatua.